In case you have not seen these or lost your email that contained them here is the English and Spanish version of the amendments for tomorrows election. We hope to see a lot of you at the informal meeting to discuss the issues at 1:00PM and then cast your vote at 2:00PM.
Valle Escondido CC&R Solution
Amendments
12/8/14
Dear Fellow
Owner
The following
are suggested and crucial amendments for each of us to vote on for our
CC&R’s. We identify the specific problems plaguing our community to date and
offer clear solutions by asking you to vote on these amendments. These solutions protect and benefit each
and every owner of our community in their entirety. These amendments are a collaborated effort of Jerry Loveless,
Rod Parker, Dennis Griffin and other HOA members.
These amendments
also resolve the lingering question whether our HOA is operating under the
originally registered 1937 deed or the recent 2010 CC&R’s. While approving and incorporating these
amendments below into the 2010 CC&R’s it eliminates the question of what is
our lawful operating by-laws. (once the newly elected SC gets them properly
registered in accordance to Panamanian law.) By voting yes to the amendments
herein you agree and accept that our 2010 CC&R’s will be our only governing
by-laws for the VEHOA to operate under.
We believe these solutions will resolve any future
differences between us as neighbors. Please join us to restore peace in our community.
PROBLEM: Reckless
Spending by a Steering Committee (SC)
1)
AMENDMENT SOLUTION Until such time a budget is approved by the majority of
owners in accordance to the CC&R’s the SC cannot raise yearly homeowner’s
dues or spend any unauthorized funds of the HOA outside of specific fixed
obligations which are approved by the majority of VE home owners as essential obligations
such as existing contractual obligations of the VEHOA, security, common area
landscaping, water system maintenance and repair, waste
system maintenance and repair; The SC with a 3/5ths vote can access funds directed for any emergency expense specific to needs of Valle Escondido. No funds can be
used on any 3rd party administration, marketing, consultant or legal services without the
agreed majority vote of the VEHOA until which time a budget is approved. All budgetary
events that require a vote of the owners will be posted and emailed to the
owners of record and the vote held no sooner then 10 (ten) days and no more
then 50 (fifty) days from the date of notification. The vote will require
a majority of votes cast to be approved.
PROBLEM: Removal
and conduct of a SC member or other‘s in a leadership role
2)
AMENDMENT SOLUTION: Any member of the VEHOA can call for a special vote to remove
a SC member, or other in a leadership capacity, by submitting a petition for
such removal signed by at least 40 homeowners. This is specific should there be
any flagrant conduct detrimental to the community. Such conduct could be defined as a personal attack in any
way that injures a fellow HOA member (or other persons related to VE),
unauthorized use of HOA funds or assets or any undefined action which was
dishonest, causes injury with
intent to harm or injure a fellow HOA member. The SC cannot alter, adjust,
change or terminate any existing contract of the HOA that exceeds a value of
$10,000.00 annually or more without the majority consent of the HOA. No authorized SC member, or other member
of the community without written consent of the BOD and majority of the SC
vote, are authorized to move, open, transfer or direct the transfer of any
VEHOA funds or payable dues to an unauthorized account. This special meeting which includes the
vote for removal shall be held within ten days of proper notification and the
accused party will be removed with cause for any above reason should there be a
vote of a minimum of 1/2 of VE home owners in attendance
whether in person or proxy. The removal is final and said party is asked to
resign or be terminated immediately after notification.
PROBLEM: Prevention of Secret Meetings or Verbal Agreements/Contracts
3)
AMENDMENT SOLUTION: All official SC meetings must be open to any homeowner
wishing to attend should any owner so desire. Any and all meetings must be
recorded as part of the official record to have cause and effect in accordance
to the CC&R’s of VEHOA. A SC
agrees to post all formal meetings on the VEHOA site for all members benefit
within 72 hours via an audio file said meeting. Any “unofficial” private meeting will have no legal standing
with the VEHOA under any circumstances until such time it is under official meeting
terms as outlined above.
PROBLEM: Reckless or careless actions by the SC or individual member
4)
AMENDMENT SOLUTION: No SC member or other
representative may send out any community wide communication to any HOA member
in an official capacity without the signed approval of 3/5ths of the SC if
writing on behalf of the SC. Each
authorizing member agrees to personally assign their name with authority of
said communication. Should any SC
member provoke any action which could be defined to cause a lawsuit, claim or
injury to a 3rd party and such action was unauthorized by the HOA in
accordance to our CC&R’s, such SC member is personally and solely obligated
to pay their own legal fees to represent themselves and solely responsible for
any and all judgments or awards for or against their person as it relates to
said claims. Should it be
determined that the use of any VEHOA homeowner funds were used in the defense
of or in paying a settlement for the personal actions of a SC member then the
association has the right to place a lien against that SC members property and
pursue a settlement in accordance to Panamanian laws.
Sincerely,
JAVIER RIVERA ESPINOSA
CHAIRMAN OF VEHOA
Traducción
Valle
Escondido soluciones a los Reglamentos
12.08.14
Estimados
Propietarios:
A
continuación se sugieren las enmiendas modificaciones a los reglamentos para
que puedan votar por ellas. Identificamos los problemas concretos que aquejan a
nuestra comunidad y ofrecemos las
soluciones claras al pedirle que pronunciarse sobre estas enmiendas. Estas
soluciones protegen y benefician a todos y cada dueño de nuestra comunidad en
su totalidad. Estas enmiendas son un esfuerzo colaborado de Jerry Loveless, Rod
Parker, Dennis Griffin y otros miembros de la Asociación de Propietarios.
Estas
modificaciones también resolverán la persistente pregunta de si nuestro HOA
está operando bajo el principio registrado 1.937 escritura o la reciente 2010.
Si bien la aprobación y la incorporación de estas enmiendas en el reglamento de
2010 que eliminó nuestros estatutos (una vez que el SC recién elegido se les
debidamente registrados de conformidad con la ley panameña), al votar sí las
enmiendas del presente documento usted está de acuerdo y acepta que nuestro
2010 CC & R será nuestro único gobernante de los estatutos de la VEHOA.
Creemos
que estas soluciones se resuelven las diferencias futuras entre nosotros como
vecinos. Por favor, únase a nosotros para restaurar la paz en nuestra comunidad.
PROBLEMA: El gasto imprudente por un Comité Directivo (CD)
1) SOLUCIÓN ENMIENDA Hasta que un presupuesto es aprobado por la mayoría de los propietarios de acuerdo a los CC & R es la SC no puede aumentar las cuotas de propietarios anual o gastar los fondos no autorizadas de la Asociación de Propietarios fuera de obligaciones fijas específicas que sean aprobadas por la mayoría de VE casa propietarios como obligaciones esenciales, tales como las obligaciones contractuales del VEHOA, seguridad, jardinería área común, el mantenimiento y la reparación del sistema de agua, mantenimiento y reparación del sistema de residuos; El SC con una votación de 3 / 5as puede acceder a los fondos dirigidos por cualquier gasto de emergencia específicos para las necesidades de Valle Escondido. No hay fondos pueden ser utilizados en cualquier administración tercera parte, la comercialización, consultor o servicios legales sin el voto de la mayoría acordada del VEHOA hasta el cual se aprobó un presupuesto. Todos los eventos presupuestarias que requieren el voto de los propietarios serán publicadas y enviadas por correo electrónico a los propietarios de registro y el voto no bien mantenido de 10 (diez) días y no más de 50 (cincuenta) días a partir de la fecha de notificación. La votación se requerirá una mayoría de votos emitidos para ser aprobado.
PROBLEMA: La eliminación y la conducta de un miembro de SC u otros de una función de liderazgo.
2) SOLUCIÓN ENMIENDA: Cualquier miembro de la VEHOA puede pedir una votación especial para eliminar un miembro SC, u otra en una capacidad de liderazgo, mediante la presentación de una petición de dicha retirada firmada por al menos 40 propietarios de viviendas. Esto es específico debe haber ninguna conducta flagrante en detrimento de la comunidad. Tal conducta se podría definir como un ataque personal de ninguna manera que dañe a un compañero HOA (u otras personas relacionadas con VE), el uso no autorizado de los fondos HOA o activos o cualquier acción indefinido que era deshonesto, causa lesiones con intención de dañar o lesionar un miembro de la Asociación de Propietarios compañero. El SC no puede alterar, ajustar, cambiar o terminar cualquier contrato en vigor de la Asociación de Propietarios que excede un valor de $ 10,000.00 al año o más sin el consentimiento de la mayoría de la Asociación de Propietarios. Ningún miembro SC autorizado, u otro miembro de la comunidad sin el consentimiento por escrito de la DBO y la mayoría del voto SC, están autorizados a mover, abrir, transferir o dirigir la transferencia de los fondos VEHOA o cuotas por pagar a una cuenta no autorizada. Esta reunión especial que incluye el voto para el retiro se llevará a cabo dentro de los diez días de la notificación adecuada y la parte acusada será removido con causa, por cualquier motivo anterior debe haber un voto de un mínimo de 1/2 de VE los dueños de casa en la asistencia si en persona o proxy. La retirada es definitiva y dijo que se pidió partido a dimitir o ser terminado inmediatamente después de la notificación.
PROBLEMA: Prevención de reuniones secretas o acuerdos verbales / Contratos
3) ENMIENDA SOLUCIÓN: Todas las reuniones oficiales SC deben estar abiertos a cualquier propietario que desee asistir deberá cualquier propietario así lo desea. Cualquiera y todas las reuniones deben ser registrados como parte del registro oficial de tener causa y efecto, de acuerdo a la CC & R de VEHOA. Un SC se compromete a publicar todas las reuniones formales en el sitio VEHOA para todos los miembros se benefician en 72 horas a través de un archivo de audio dicha reunión. Cualquier reunión privada "no oficial" no tendrá personalidad jurídica con la VEHOA en ningún caso hasta el momento en que se encuentra bajo los términos de reuniones oficiales como se indicó anteriormente.
PROBLEMA: acciones imprudentes o negligentes por parte de la SC o miembro individual
4) SOLUCIÓN ENMIENDA: Ningún miembro SC u otro representante pueden enviar cualquier comunicación amplia comunidad a cualquier miembro de la Asociación de Propietarios de manera oficial sin la aprobación firmada de 3 / 5ths del SC si escribir en nombre de la SC. Cada miembro se compromete a autorizar asignar personalmente su nombre con la autoridad de dicha comunicación. Si algún miembro SC provocar cualquier acción que se podría definir a causar una demanda, reclamación o perjuicio a un tercero partido y tal acción fue autorizada por la Asociación de Propietarios de acuerdo a nuestro CC & R, ese miembro SC está obligado personalmente y solamente para pagar su propio legal honorarios para representarse a sí mismos y el único responsable de cualquier y todas las sentencias o laudos a favor o en contra de su persona y su relación con dicho reclamaciones. Si se determina que el uso de los fondos de vivienda VEHOA se utilizaron en la defensa o en el pago de una liquidación para las acciones personales de un miembro de SC entonces la asociación tiene el derecho de colocar un gravamen sobre que los miembros del CN propiedad y buscar una solución de conformidad con las leyes panameñas.
Atentamente,
Javier
Rivera Espinosa
Presidente
del VEHOA
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