(Applications for VEHOA Steering Committee Members are on post below)
12/6/2014
Dear Fellow VE Neighbor:
A large group of owners, via our VEHOA President, have
called for this General Assembly (GA) meeting which calls to resolve the
primary issues plaguing our community once and for all.
The following issues
will be resolved for the benefit of EVERY VE owner;
1) A formal legal
election of a Steering Committee (to eliminate the question once and for all)
2) A vote of Urgent
amendments / additions to our CC&R’s designed to eliminate our problems.
*3) A vote which will
determine once and for all what document is our governing body for the VEHOA ( Either the original ( 1937 Document ) created by the developer or the
newest 2010 CC&R’s which has not been properly registered by our
community.)
4) The Appointment of
a new Board of Director’s (BOD)
We say, no more arguing, no more communication of
dissension, We wish any and all owners under any circumstances who agree to serve our community, run for
election and help us heal our community once and for all. (We encourage those existing who say they
are legally on the SC to, agree to run in
this election, problem solved, be elected, not appointed.).
Appointment deadline for a Steering Committee election and
or Board of Director Vote is December 19
th, 2014. Please Submit your application (attached)
to
veneighbors@gmail.com . Applications will be sent to each VE homeowner as an attachment, If you did not receive it or want to request one please send an email with the request to
veneighbors@gmail.com and it will be sent to you.
Also, please send, assign or authorize your proxy to any
owner you wish via email if you cannot attend the GA meeting as scheduled.
Join us in a Unity Solution once and for all!
Your Fellow Neighbors
* We are
performing this function through the VE neighbors group of owners since the
VEHOA site and its committee group has not agreed to support this GA
meeting. (We ask them to send a letter
to the entire community of their support, to insure we are in unison as one,
but will carry on in accordance to the laws as outlined by our appointed
attorney and authorized by our BOD President. There is no other legal authority
in our community.)
Valle Escondido CC&R Solution
Amendments
12/8/14
Dear Fellow Owner
The following are suggested
and crucial amendments for each of us to vote on for our CC&R’s. We
identify the specific problems plaguing our community to date and offer clear
solutions by asking you to vote on these amendments. These solutions protect and benefit each and
every owner of our community in their entirety.
These amendments are a collaborated effort of Jerry Loveless, Rod
Parker, Dennis Griffin and other HOA members.
These amendments also
resolve the lingering question whether our HOA is operating under the
originally registered 1937 deed or the recent 2010 CC&R’s. While approving and incorporating these amendments
below into the 2010 CC&R’s it eliminates the question of what is our lawful
operating by-laws. (once the newly elected SC gets them properly registered in
accordance to Panamanian law.) By
voting yes to the amendments herein you agree and accept that our 2010
CC&R’s will be our only governing by-laws for the VEHOA to operate under.
We
believe these solutions will resolve any future differences between us as
neighbors. Please join us to restore
peace in our community.
PROBLEM: Reckless Spending by a Steering Committee (SC)
1)
AMENDMENT
SOLUTION Until such time a budget is approved by the
majority of owners in accordance to the CC&R’s the SC cannot raise yearly
homeowner’s dues or spend any unauthorized funds of the HOA outside of specific
fixed obligations which are approved by the majority of VE home owners as
essential obligations such as existing contractual obligations of the VEHOA,
security, common area landscaping, water system maintenance and repair, waste
system maintenance and repair, and or emergency expense obligations specific
only to the infrastructure needs of Valle Escondido. No funds can be used on
any 3rd party administration, marketing, consultant or legal
services without the agreed majority vote of the VEHOA until which time a
budget is approved. The SC cannot engage, commit or obligate the community in any lawsuit
(for or against), contract or other financial obligation unless already
approved within the defined HOA budget; any expenditure outside of the approved
HOA budget guidelines would require a vote of approval of the majority of
homeowners.
PROBLEM: Removal
and conduct of a SC member or other‘s in a leadership role
2) AMENDMENT SOLUTION: Any member of the VEHOA can call for a special
vote to remove a SC member, or other in a leadership capacity, by submitting a
petition for such removal signed by at least 40 homeowners. This is specific
should there be any flagrant conduct detrimental to the community. Such conduct could be defined as a personal
attack in any way that injures a fellow HOA member (or other persons related to
VE), unauthorized use of HOA funds or assets or any undefined action which was
dishonest, causes injury with intent to
harm or injure a fellow HOA member. The SC cannot alter, adjust, change or
terminate any existing contract of the HOA that exceeds a value of $10,000.00 annually
or more without the majority consent of the HOA. No authorized SC member, or other member of
the community without written consent of the BOD and majority of the SC vote,
are authorized to move, open, transfer or direct the transfer of any VEHOA
funds to another account. This special
meeting which includes the vote for removal shall be held within ten days of
proper notification and the accused party will be removed with cause for any above
reason should there be a vote of a minimum of 1/2 of VE home owners in attendance
whether in person or proxy. The removal is final and said party is asked to
resign or be terminated immediately after notification.
PROBLEM:
Prevention of Secret Meetings or Verbal Agreements/Contracts
3) AMENDMENT SOLUTION: All official SC meetings must be open to any
homeowner wishing to attend should any owner so desire. Any and all meetings must
be recorded as part of the official record to have cause and effect in
accordance to the CC&R’s of VEHOA. A
SC agrees to post all formal meetings on the VEHOA site for all members benefit
within 72 hours via an audio file said meeting. Any “unofficial” private meeting will have no
legal standing with the VEHOA under any circumstances until such time it is
under official meeting terms as outlined above.
PROBLEM:
Reckless or careless actions by the SC
or individual member
4) AMENDMENT SOLUTION: No SC member or other
representative may send out any communication to any HOA member in an official
capacity without the signed approval of 2/3rd’s of the SC if writing
on behalf of the SC. Each authorizing
member agrees to personally assign their name with authority of said
communication. Should any SC member
become involved in any lawsuit, claim or other action which causes any injury
to a 3rd party and such action was unauthorized by the HOA in
accordance to our CC&R’s, such SC member agrees to resign from their
position until said case is resolved.
Said party is personally and solely obligated to pay their own legal
fees to represent themselves and solely responsible for any and all judgments
or awards for or against their person as it relates to said claims. Should it be determined that the use of any
VEHOA homeowner funds were used in the defense of or in paying a settlement for
the personal actions of a SC member then the association has the right to place
a lien against that SC members property and pursue a settlement in accordance
to Panamanian laws.
Traducción
Valle
Escondido soluciones a los Reglamentos
12.08.14
Estimados
Propietarios:
A
continuación se sugieren las enmiendas modificaciones a los reglamentos para
que puedan votar por ellas. Identificamos los problemas concretos que aquejan a
nuestra comunidad y ofrecemos las
soluciones claras al pedirle que pronunciarse sobre estas enmiendas. Estas
soluciones protegen y benefician a todos y cada dueño de nuestra comunidad en
su totalidad. Estas enmiendas son un esfuerzo colaborado de Jerry Loveless, Rod
Parker, Dennis Griffin y otros miembros de la Asociación de Propietarios.
Estas
modificaciones también resolverán la persistente pregunta de si nuestro HOA
está operando bajo el principio registrado 1.937 escritura o la reciente 2010.
Si bien la aprobación y la incorporación de estas enmiendas en el reglamento de
2010 que eliminó nuestros estatutos (una vez que el SC recién elegido se les
debidamente registrados de conformidad con la ley panameña), al votar sí las
enmiendas del presente documento usted está de acuerdo y acepta que nuestro
2010 CC & R será nuestro único gobernante de los estatutos de la VEHOA.
Creemos
que estas soluciones se resuelven las diferencias futuras entre nosotros como
vecinos. Por favor, únase a nosotros para restaurar la paz en nuestra
comunidad.
Problema:
el gasto imprudente por un Comité Directivo.
1)
SOLUCIÓN ENMIENDA Hasta que un presupuesto sea aprobado por la mayoría de los
propietarios de acuerdo a los reglamentos, el Comité Directivo no puede aumentar las cuotas de propietarios
anual o gastar los fondos no autorizadas de la Asociación de Propietarios fuera
de obligaciones fijas específicas que sean aprobadas por la mayoría de VE salvo
las obligaciones esenciales, tales como las obligaciones existentes
contractuales del VEHOA, seguridad, jardinería área común, el mantenimiento y
la reparación del sistema de agua, el mantenimiento del sistema de residuos y
la reparación, y cualquier otra obligación como los gastos de emergencia
específicos sólo a las necesidades de infraestructura de Valle Escondido. Los
fondos no pueden ser utilizados por terceras personas, la comercialización,
consultor o servicios legales sin el voto de la mayoría acordada del VEHOA
hasta el cual se aprobó un presupuesto. "Además, el Comité no puede participar, comprometerse o obligar a
la comunidad en cualquier demanda (a favor o en contra), contrato u otra
obligación financiera a menos que este aprobado en el presupuesto de la Asociación
de Propietarios; cualquier de los gastos de adicional será aprobado por HOA y requeriría
un voto de aprobación de la mayoría de los propietarios.
PROBLEMA:
La eliminación de un miembro del Comité Directivo
2)
SOLUCIÓN ENMIENDA: Cualquier miembro de la VEHOA puede pedir una votación
especial para eliminar un miembro SC, mediante la presentación de una petición
de dicha retirada firmada por al menos 40 propietarios. Esto debe ser
específico pues debe haber una conducta flagrante en detrimento de la
comunidad. Tal conducta se podría definir como un ataque personal dañe a un
compañero HOA (u otras personas relacionadas con VE), el uso no autorizado de los
fondos HOA o activos o cualquier acción indefinido que era deshonesto, causa
lesiones con intención de dañar o lesionar a un miembro de la Asociación de
Propietarios. El SC no puede alterar, ajustar, cambiar o terminar cualquier
contrato en vigor de la Asociación de Propietarios que excede un valor de $
10,000.00 al año o más sin el consentimiento de la mayoría de la Asociación de
Propietarios. Ningún miembro SC esta autorizado, u otro miembro de la comunidad
sin el consentimiento por escrito de la DBO y la mayoría del voto SC, a mover,
abrir, transferir o dirigir la transferencia de los fondos VEHOA a otra cuenta.
Esta reunión especial que incluye el voto para el retiro se llevará a cabo
dentro de los diez días de la notificación adecuada y la parte acusada será
removido con causa, por cualquier motivo anterior debe haber un voto de un
mínimo de 1/2 de VE los dueños de casa en la asistencia en persona por poder.
La retirada será del miembro Comité será definitiva pudiendo dimitir o ser
expulsado del Comité después de la notificación.
PROBLEMA:
Prevenciones de reuniones secretas o contratos privados
3)
ENMIENDA SOLUCIÓN: Todas las reuniones oficiales SC deben estar abiertos a
cualquier propietario que desee asistir cuando así lo desee. Cualquiera y todas
las reuniones deben ser registrados como parte del registro oficial, de acuerdo
a los Reglamentos de VEHOA. Un miembro del SC se compromete a publicar todas
las reuniones formales en el sitio VEHOA para todos los miembros conozcan en un
período de 72 horas a través de un
archivo de audio dicha reunión. Cualquier reunión privada "no
oficial" no tendrá ningún efecto jurídico con la VEHOA en ningún caso
hasta el momento en que se encuentre bajo los términos de reuniones oficiales
como se indicó anteriormente.
PROBLEMA:
acciones imprudentes o negligentes por parte de la SC o miembro individual
4)
SOLUCIÓN ENMIENDA: Ningún miembro SC u otro representante pueden enviar
cualquier comunicación a cualquier miembro de la Asociación de Propietarios de
manera oficial sin la aprobación firmada de 2/3 ª de la SC si escribir en
nombre de la SC. Cada miembro se compromete a autorizar asignar personalmente
su nombre con la autoridad de dicha comunicación. Si algún miembro SC se
involucra en cualquier juicio, reclamación u otra acción que cause algún daño a
una tercera parte y el recurso fue autorizado por la Asociación de Propietarios
de acuerdo a nuestro reglamento, como miembro de SC se compromete a renunciar a
su posición hasta que dicho caso sea resuelto . Dicho parte está obligada
personalmente y solamente para pagar sus propios honorarios legales para
representarse a sí mismos y el único responsable de cualquier y todas las
sentencias o laudos a favor o en contra de su persona y su relación con dicho
reclamaciones. Si se determina que el uso de los fondos de VEHOA se utilizaron
en la defensa o en el pago de una liquidación para las acciones personales de
un miembro del SC entonces la asociación tiene el derecho de colocar un
gravamen sobre que los bienes del miembros que utilizo esos fondos y buscar una
solución de conformidad con las leyes panameñas.
To All VEHOA Members,
Para todos los miembros de VEHOA
RE: President’s Call for General Assembly as per Deed
1937
Llamado a Asamblea General de conformidad a los Reglamento 1937 por el
Presidente
URGENT: Call for General Assembly
Urgente: Llamado a Asamblea
General
When
Cuando
The General Assembly shall be
held at 2:00PM Saturday January 10th 2015
*
La Asamblea General será el día 10 de enero a las 2:00 de la tarde de
2015
Please let this be legal
notification of an additional General Assembly which shall be held at 10:00AM
Monday January 12. This additional
General Assembly meeting is only to be held if the required quorum of
homeowners at above January 10, 2014 General Assembly is not fulfilled, as required as per Deed 1937.
Esta es una notificación adicional si para la fecha anuncia no existe
el quórum reglamentario se designa el lunes 12 de enero de 2015 a las 10:00 de la mañana para realizar una
nueva asamblea.
Where
Donde
Both General Assemblies will
be held in the Bamboo Room of Valle Escondido Resort. (You may attend on skype
or simply return your proxy votes per instructions. PLEASE MAKE YOUR VOTE ).
Las dos Asambleas se realizarán en el salón Bamboo de Valle Escondido,
podrá votar por medio de Skype o por poderes especiales, por favor voten
Purpose
Propósito
1.
For 60% of
members to vote on solution amendments to the existing but not properly
registered 2010 CC&R’s.
Para el
60% de la membresía voten y soluciones
los
reglamentos
inscritos incorrectamente en el año 2010
a.
If the members
approve the amendments:
Si los miembros aprueban las
modificaciones:
i.
The revised CC&R’s will be registered as
required under Panamanian law.
Los reglamentos de registrar
de acuerdo a las leyes
nacionales.
ii.
If the members do
not approve the amendments:
Si los miembros no aprueban las modificaciones:
A
second vote will be held to accept the 2010 CC&R’s as the association’s
governing document with a requirement that they be registered as required under
Panamanian law.
El segundo voto será para indicar si los reglamentos de 2010 que regularán la asociación para regístralos
de acuerdo a las leyes panameñas.
b.
If the members do
not approve and accept the 2010 CC&R’s:
Los Si miembros no aprueban el
reglamento de 2010:
i.
Then Deed 1937 will become the sole, governing
document for the association until such time as new CC&R’s are submitted
and approved by the members.
Entonces se regirán por los
reglamentos contenidos
en la Escritura 1937.
2.
For the majority
to elect a new Board of Directors
Para elegir la mayoría de la nueva Junta Directiva
3.
For the majority
to elect 5 new members to the steering committee. (All VE homeowners who wish
to serve are encouraged to run.)
Para elegir los nuevos
5 miembros del Comité Directivo
(solicitamos que
cualquiera persona que desea servir a la
comunidad se postule
Javier RiveraEspinosa
President
Valle Escondido Homeowner’s
Association
* This call takes into
consideration the proper 25 business days as Saturday is considered a work day
in Panama
12/6/14
To All VEHOA Members,
Para todos los
miembros de VEHOA,
RE: President’s
appoints inspectors for the elections and they are:
El presidente designa los inspectores
para las elecciones, y estos son:
·
RICHARD MOORE
·
CAESAR SHERRARD
·
BILL MCABEE
Sincerely,
JAVIER RIVERA
ESPINOSA
PRESIDENT VEHOA
PRESIDENTE DEL VEHOA
